開封制藥（集團）有限公司的前身是“河南省制藥廠”，始建于1949年5月17日。在60多年的歷史進程中，積累了大量的檔案資料，是企業的一筆巨大財富。
　　根據《檔案法》的規定和企業管理升級要求，原開封制藥廠在1988年11月12日成立了除人事檔案外的檔案綜合管理機構——檔案處（館），集中統一管理以科技檔案為主體、包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、文書檔案、會計檔案、教育衛生和黨政工團等檔案，共分為四大類：即科技檔案、文書檔案、會計檔案和聲像檔案，各業務處室車間設立兼職檔案員，形成了全廠性的檔案管理網絡。
　　2000年4月以后文書檔案歸辦公室管理；科技檔案由技術部管理；財會檔案由財務部管理。2003年8月企業整體改制后，由于人事的頻繁更迭，加上改制后文化的融合陣痛與心理的適應期，企業檔案工作跟不上公司快速發展的步伐。民營企業檔案作為國家檔案的組成部分，其作用也越來越重要。隨著我們公司不斷發展強大，企業的檔案管理規范化工作，已嚴肅地擺進在了公司不可回避的重要議事日程，因此，加強民營企業的檔案管理工作已刻不容緩
　　我公司檔案室建筑面積386平方米，其中檔案庫房建筑面積340平方米。保管檔案案卷28034卷，照片檔案28000件。室存永久檔案25386卷。1983年和1984年，編撰了《開封制藥廠廠志》，并為開封市編寫《開封市醫藥志》提供利用51人次，472冊文獻；為市醫藥志編寫組提供利用28人次，393冊文獻，提供了翔實齊全的資料。特別是改制以來，各種改制文件、企業榮譽和GMP認證資料、產品檔案、客戶檔案、經營檔案、信用檔案等，部分資料檔案利用非常高，僅2009年該公司年度利用檔案人次682人次，2009年該公司年度利用檔案1885卷次。
為了充分發掘、保存、利用好現有檔案資料。開藥集團總裁辦公室從2010年2月就開始著手進行在全集團率先進行檔案數字化工作，完成近2千件實物檔案（主要是文書檔案）的數字化工作。下面，我們把具體做法給大家介紹一下，希望共同推進全集團檔案管理工作，為企業的發展做出積極地貢獻。
檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。
　　檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統栽體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過計算進行機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高工作效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。
　　 數字化的好處是：檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。
實物檔案數字化的基本環節包括：掃描或拍攝、圖像存儲、圖像處理、數據質檢、數據掛接、數據備份等。

一、掃描或拍攝。
　　實物檔案根據載體的不同，可分別采用掃描或拍攝的方法進行數字化。紙質檔案掃描，獎牌拍攝。（1）掃描方式：適合于紙質載體的實物檔案，如獎狀、證書等。數字化時，可根據檔案幅面的大小(A4、A3等)選擇相應規格的掃描儀進行掃描。大幅面紙質檔案可采用大幅面數碼平臺等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。掃描色彩模式一般宜采用彩色模式進行掃描，分辨率不小于300dpi。使用掃描軟件時，掃描人員要根據原稿質量對系統功能進行定義，如自動傾斜校正、自動去污等功能。同時，根據原件的不同情況，調整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和速度，確保在掃描圖像質量清晰的情況下原件完好無損。（2）拍攝方式：適合于非紙質載體的實物檔案，如獎牌、獎杯、錦旗等。數碼相機要采用彩色拍攝方式，拍攝精度應不低于300萬像素。照片分辨率較小時，會影響輸出效果。拍攝時，一是注意被拍攝物的影像要充滿取景框；二是要將照相機設置成無時間顯示格式的畫面，否則，在后期處理時將會增大圖像處理工作量。其它拍攝要求與一般攝影作品的要求一致，達到圖像清晰、完整就可以。就上述兩種數字化方式比較而言，進行實物檔案數字化首選掃描儀。使用掃描儀進行數字化，操作方法相對比較簡單，容易掌握，掃描質量相對也較高。在無掃描儀或必須使用相機拍攝的情況下，選擇照相機進行數字化，對工作人員要求較高，需有較高拍攝水平，才能拍出高質量的圖像文件。

二、圖像存儲。
　�。�1）存儲格式。數字化形成的電子文件的存儲格式，可使用JPEG或TIFF格式。（2）圖像文件的命名。單頁或獨立的實物檔案，掃描（拍攝）完成的圖像文件以實物檔案的檔號命名。多頁文件，如證書等，可采用“檔號+頁號”的方式，按頁碼順序對圖像文件命名。

三、 圖像處理。
　　圖像處理時，可利用掃描儀自帶的掃描處理程序或PHOTOSHOP等圖像處理軟件，采用自動化處理和人工處理相結合的方式，確保圖像質量的完美。（1）糾偏。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。（2）去污。對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。 處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。（3）圖像拼接。對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。（4）裁邊處理。采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

四、 數據質檢。
　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求、圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描，發現漏掃時應及時補掃；發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

五、 數據備份。
　　經檢查驗收合格的完整數據應及時進行備份。為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實行多套備份，還應異地保存。主要適應移動硬盤、DVD光盤刻錄，備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。并在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。
　　對文書檔案進行數字化建設是一項很繁瑣、很辛苦的事情，開藥集團總裁辦工作人員在不耽誤正常工作的情況下，通過半年來的辛苦努力，現已基本實現了常用文書檔案的數字化，將實物圖片嵌入瀏覽，用生動、直觀的形式增強實物檔案的檢索功能，實現檔案信息的在線利用，為用戶提供高效便捷的檔案服務。無論是企業文化建設、對外宣傳，還是項目申報、GMP認證等工作，其便捷性、高效性等有目共睹。